bol.com voert Workplace in

Onlangs is Workplace by Facebook succesvol gelanceerd bij bol.com. Emerce beschreef in een artikel de belangrijkste aspecten die hebben bijgedragen aan dit succes.

 Waarom koos bol.com voor Workplace?

Bol.com is een snel groeiende organisatie. Een van de consequenties van de almaar groeiende groep medewerkers is het feit dat de vindbaarheid een steeds grotere uitdaging is. Een nieuw intern sociaal-professioneel netwerk werd als onderdeel van de oplossing gezien.

Uit een grondige analyse bleek dat Workplace op essentiële punten, met name de gebruiksvriendelijke en herkenbare interface, het beste voldeed aan hun idee van interne communicatie en samenwerking van de toekomst en daarbij het oplossen van het vindbaarheidsvraagstuk.

Lancering en adoptie

Bol.com heeft een aantal zeer bewuste keuzes gemaakt voor de lancering en adoptie van Workplace. Mede hierdoor hoort de lancering van Workplace bij bol.com wereldwijd tot de besten. Zo hadden binnen een week 90 procent van de mensen hun profiel ingevuld en na twee maanden was dit opgelopen tot 95 procent. 87 procent van de mensen komt wekelijks op Workplace.

Annelies Elsendoorn van interne communicatie bij bol.com: “Het projectteam was ervan overtuigd dat je een tool als Workplace maar een keer goed kan lanceren. Doe je dit niet goed en biedt het eerste bezoek geen toegevoegde waarde voor de medewerker dan is de kans groot dat zij het platform niet snel nog een keer zullen bezoeken en de meerwaarde van het platform voor de hele organisatie uitblijft. We hebben daarom veel tijd gestoken in een goede voorbereiding van de lancering.”

Het gaat niet om de tool!

Veel bedrijven geven bij de lancering van een nieuwe tool of platform de technologie veel aandacht. Vaak leidt dat tot weerstand bij medewerkers. Een aanpak waarmee je op meer enthousiasme en medewerking kan rekenen is om de problemen die je oplost of de kansen die je creëert te benoemen en de technologie secundair te maken.

de bol.commers

De verbindende dialoog

Het belangrijkste instrument dat werd ingezet bij de lancering van Workplace was een vraag van Daniel Ropers. Hij stuurde alle bol.commers een e-mail met daarin het verzoek om na te denken over en bij te dragen aan een van de strategische pilaren van bol.com. De vraag werd zo gekozen en geformuleerd dat iedereen in het bedrijf eraan bij kon dragen en zich betrokken voelde bij de dialoog. Aan het einde van de e-mail stond een link naar Workplace waar het gesprek plaats zou vinden.

Teamgroepen zijn de motor van succes

Een graadmeter van het succes van sociale intranetten is het gebruik door teams voor hun dagelijks werk of voor communicatie met hun stakeholders. Bol.com heeft hierop stevig ingezet en een kleine 80 procent van de groepen op workplace is teamgerelateerd.

Een deel van de groepen verdient speciale aandacht: er was bij bol.com een e-mailfunctie waarmee iedereen naar alle ruim 1500 collega’s kon e-mailen. Veel mensen bij bol.com waren er trots op dat een bedrijf van die omvang haar mensen voldoende vertrouwt met een dergelijk instrument. Dit e-mailadres kreeg zijn evenknie op het platform in de vorm van de groep ‘bol.com everything’.

Voordeel van deze groep is dat medewerkers zelf kiezen om de berichten uitgebreid te lezen of er alleen overheen te scrollen als ze zien dat het voor hen niet van toepassing is. Een e-mail levert in dat laatste geval meer werk en ergernis op. Naast deze groep startte de communicatie-afdeling ook het meer formele zusje ‘bol.com everyone’, waar het bedrijf officiële berichten plaatst. Andere goede voorbeelden waren een levendige groep rond innovatie van de webwinkel en de servicekanalen voor facilitaire zaken en kantoorautomatisering.

Annelies van Elsendoorn: “Binnen onze cultuur is het heel belangrijk dingen te delen met de hele organisatie. Een e-mailadres waar iedereen zijn nieuws naar toe stuurt is natuurlijk heel mooi. Maar omdat wij steeds groter worden hoorden we ook steeds meer collega’s die berichten zoals je lampen staan nog aan of ik ben vandaag jarig meer als spam zagen dan als leuk nieuws van je collega’s. Hier wil je als interne communicatie afdeling een goede balans in vinden en niet zomaar ‘cultuur elementen’ afsluiten. Met Workplace hebben we twee goede alternatieven kunnen bieden, waarbij collega’s zich ook weer vrij voelen te reageren op elkaars ideeën en er leuke gesprekken ontstaan die door iedereen te volgen zijn. Dat was eerder niet zo want een reactie naar alle collega’s mailen doe je niet zo snel, omdat je een overload aan mails voor collega’s wilt voorkomen.”

Het hele artikel kun je lezen op Emerce.nl.