Blog: de vonken vliegen er vanaf in een Spark werkoverleg – Harm Jans

Waarom is het zo lastig om effectief te vergaderen?
Wanneer was de laatste keer dat je een echt voldaan gevoel aan een vergadering hebt overgehouden? Kun je je nog herinneren wanneer je volledig gefocust en geboeid aan de meeting deelnam en niet tussendoor je mail aan het checken was? Aan hoeveel meetings neem je deel waarvan je denkt: “waarom word ik hier eigenlijk voor uitgenodigd?” Helaas zijn ineffectieve meetings aan de orde van de dag. Ook bij bol.com zie ik dat. Met het snel groter groeien van onze organisatie wordt expliciet afstemmen belangrijker en dat leidt tot meer vergaderen.

Bij bol.com werken we graag en steeds meer in teams, het liefst met zoveel mogelijk eigen verantwoordelijkheid en autonomie. Een bij-effect van deze ontwikkeling is dat er meer vergaderd wordt. In 2015 was dit voor mij een belangrijke reden om te starten met Spark, de bol.com variant op de Holacracy methode. Holacracy/Spark biedt naast de mogelijkheid om doelgedreven en autonoom te organiseren in teams een praktische methode en een tool om effectief te overleggen.

Het Spark werkoverleg
Een paar keer per jaar wordt gemeten hoe tevreden teams en personen zijn over Spark. De gebruikers van de Spark methode bij bol.com zijn op dit moment het meest enthousiast over continu verbeteren op basis van “sparks” en over het wekelijkse werkoverleg. Het Spark werkoverleg is vrijwel ongewijzigd overgenomen vanuit de Holacracy Tactical Meeting. In dit overleg bespreken teams de operationele kant van hun werk. Het overleg is gericht op inzichtelijk maken van de voortgang naar de teamdoelen en biedt teamleden de mogelijkheid om hun sparks (gesignaleerde kansen en problemen) te bespreken. In het werkoverleg helpen teamleden elkaar om nieuwe doelen (projects) en eerstvolgende acties (next actions) te definiëren en toe te wijzen, om zo hun sparks om te zetten in zinvolle verbeterstappen.

Structuur van het werkoverleg
Het werkoverleg duurt maximaal een uur en heeft geen vaste agendapunten maar heeft wel een vaste structuur van 6 stappen:

spark-werkoverleg

Spark Werkoverleg

Facilitator & secretary
De effectiviteit van het werkoverleg wordt verder vergroot door de inzet van een facilitator en een secretary. Het team kiest zelf twee mensen uit hun midden voor deze belangrijke rollen. De facilitator helpt het team om binnen de structuur te blijven, zorgt ervoor dat het team niet te lang in een stap blijft hangen en kapt discussies af waar nodig. Door met een facilitator te werken is de vergadering strak en is er bovendien een “onafhankelijke” rol die ervoor zorgt dat alle deelnemers voldoende aandacht kunnen krijgen voor hun sparks. De facilitator helpt teamleden bij het komen tot de kern van hun spark, door steeds te vragen: “Wat heb je nodig?” In de teams die ik coach, zie ik steeds de kracht van deze vraag terug. Teamleden kunnen vaak wel goed verwoorden wat ze dwars zit, maar hebben dan hulp nodig bij het vormen van gedachten over wat een vervolgstap zou kunnen zijn richting een oplossing. Hierbij is het vooral van belang dat er een eerste stap naar de oplossing gezet wordt. Het is nog niet nodig om al precies de oplossing te definiëren. De secretary helpt vervolgens bij het scherp definiëren en vastleggen van nieuwe projects en next actions. Door de heldere structuur en rolverdeling kan een team zeer autonoom en tegelijk gedisciplineerd zijn, zonder dat een manager steeds het voortouw hoeft te nemen.

Altijd binnen een uur klaar
Door de focus op de besturing van het werk in plaats van inhoudelijke discussies te voeren en door met facilitator en secretary rollen te werken lukt het Sparkteams vrijwel zonder uitzondering om binnen een uur klaar te zijn, soms zelfs sneller, ongeacht het aantal sparks dat op de agenda komt. Mijn ervaring is dat teamleden even moeten wennen aan de nieuwe spelregels, maar dat ze na een paar sessies zeer enthousiast worden over de nieuw bereikte effectiviteit. Als coach ben ik steeds opnieuw onder de indruk van de kracht van de simpele structuur van het werkoverleg. Het vraagt wel wat van mensen om samen de scherpte op te zoeken in het werkoverleg. Teamleden updaten elkaar over voortgang en worden ook geacht om elkaar aan te spreken op verantwoordelijkheid. Als dat voorheen vooral door de teammanager werdt gedaan, vereist deze omslag begeleiding. Wanneer het mij lukt om teams zich hierin te laten ontwikkelen en ik het enthousiasme van teamleden en effectiviteit van het team vervolgens terugzie dan maakt dat mijn werk als Spark coach zeer dankbaar.

Youtube video replacement image

Met een van de bol.com Sparkteams is deze korte introductievideo gemaakt van het Spark werkoverleg, waarbij we ook de werking van de tool Glassfrog tijdens de vergadering laten zien.

Lees ook:

Okt 2016 : Een spark als basis voor vooruitgang – Harm Jans

Sep 2016 : Autonomie in zelfsturende teams – Judith Verkerk

Jul 2016: Werken in autonome Sparkteams – Harm Jans