De Feestdagen bij bol.com – Business Analist Logistiek vertelt

Terwijl heel Nederland en België momenteel bezig zijn met Sinterklaas- en kerstinkopen, is de logistieke afdeling van bol.com al vanaf juli bezig met de belangrijkste periode van het jaar. Jasper Hoogeboom vertelt wat de feestdagen betekenen voor zijn functie als Business Analist Logistiek bij bol.com.

Tijdens het hoogseizoen van bol.com, de periode rondom de feestdagen, worden ongeveer drie keer zoveel bestellingen verwerkt dan buiten deze periode. Om dit te kunnen verwerken volgens de bol.com servicestandaarden, begint de logistieke afdeling in de zomer al met de voorbereidingen. Hoeveel artikelen verwachten we per dag te verkopen? Hoeveel artikelen moeten er dan op voorraad liggen en hoeveel artikelen denken we te ontvangen? Deze vragen worden gesteld tijdens de ‘Piekbespreking’ die in de zomer met de hele logistieke afdeling wordt gehouden. De learnings van de voorgaande jaren worden hier uiteraard ook in meegenomen. Maar met aantallen die jaarlijks groeien, blijft het een continue uitdaging!

1 maand voor pakjesavond

Vanaf november worden alle projecten tijdelijk on hold gezet en zijn de collega’s binnen Logistiek voornamelijk operationeel bezig. Aan het eind van die maand bekijken we dagelijks alle data en proberen we om trends te ontdekken uit zaken de dag ervoor hebben plaatsgevonden. Het contact met de diverse afdelingen, leveranciers en het warehouse is van cruciaal belang. Soms heeft een leverancier of artikel een langere levertijd. Logistiek is dan genoodzaakt om het servicekader aan te passen. Met het servicekader kan de productinformatie op de site worden aangepast. Hierin werken we nauw samen met IT, Product & Content, Marketing en Supply Chain. “We passen dan bijvoorbeeld de levertijd aan; van ‘voor 23:00 uur besteld morgen in huis’, naar ‘voor 21:00 uur, besteld morgen in huis’. De klantverwachting moet gelijk zijn aan de belofte die bol.com doet”, aldus Jasper.

3 dagen voor pakjesavond

In de drie dagen voor Sinterklaas heeft Logistiek ongeveer om de drie uur contact met het warehouse. Daar beginnen we in de ochtend al mee. In een gesprek van ongeveer een uur behandelen we elk detail. Eerst kijken we naar de dag ervoor. Hoe is het gegaan? Waar zijn we tegenaan gelopen? Hoe kunnen we die zaken oppakken en vandaag beter doen? Hoeveel vrachtwagens komen er binnen? Moeten we vrachtwagens laten uitwijken naar een overflow-/bufferlocatie? Hoeveel vrachtwagens worden op pad gestuurd richting de klant? Wat is het voorraadniveau? Rond de middag bellen we weer. Moeten we het servicekader aanpassen? Wat is de voorraad nu en waar lopen we tegenaan?

Samenwerken

Een goede samenwerking is in deze periode van essentieel belang. Daarom is er dagelijks overleg met diverse afdelingen en partners en worden gedurende het seizoen elk uur de orders gemonitord. Wordt op een bepaald moment het aantal nog te verwerken orders te hoog, dan gaat het hele logistieke team naar het warehouse om ’s avonds te helpen met inpakken. Tevens sluiten collega’s van andere afdelingen aan om het ‘inpakteam’ te versterken. “Naast dat er dan hard gewerkt wordt, is de sfeer echt geweldig! Iedereen binnen bol.com wil helpen om ‘de winkel van ons allemaal’ tot een succes te maken. Daar ben ik heel trots op,” aldus Jasper.

Uitdaging

“Ook dit jaar krijgen we weer een themawinkel waar je alles vindt voor de kerstdagen. Uiteraard stem je dan in nauwe samenwerking met de leverancier een aantal zaken af: binnen welke termijn kun je leveren, hoe worden artikelen opgeslagen en verpakt. Uiteraard werken we hierin ook met Buying & Merchandising en Supply Chain. Wij geven de grens aan in termen van wat de mogelijkheden zijn voor het opslaan en verschepen van artikelen.”, vertelt Jasper.
Als Business Analist vervul je bij bol.com meerdere rollen. Je bent sparringpartner voor de interne organisatie, projectmanager en je test zelf je marketplace! Jasper: “Daarnaast is bol.com een datawahalla, waar je de vrijheid krijgt om je eigen project te starten.”

Enthousiast geworden over werken bij bol.com? Neem snel een kijkje bij onze vacatures.