Binnen MaX is de juiste finetuning van het logistieke netwerk belangrijk Sascha Jansen, Director MaX

4 min.
26 april 2021

Als Director Logistics Operations bij bol.com krijgt Sascha vaak de vraag hoe nu precies de logistieke operatie in elkaar steekt van een retail tech platform. Door de complexiteit en constante veranderingen is elke dag, maand en jaar anders. In 2020 werd deze operatie, door de onvoorziene groei in de vraag naar online producten, maximaal op de proef gesteld. Binnen MaX, de logistieke operatie van bol.com, werd de juiste finetuning van het logistieke netwerk van bol.com belangrijker dan ooit.

“De logistieke operatie moet minimaal gelijke tred houden om fulfilment te borgen. Ook onze vervoerspartners dienen mee te bewegen en mee te groeien, zodat de distributiemotor in de zesde versnelling blijft draaien. Hoe creëren we de juiste randvoorwaarden voor het succes van onze omvangrijke en complexe dienstverlening? Dat is de uitdaging waar MaX (Manage and Execute) dagelijks mee te maken krijgt,” vertelt Sascha. “Je kan je vast voorstellen dat deze uitdaging sinds afgelopen jaar groter is dan ooit.”

MaX als een formule 1-auto

“Logistieke operatie klinkt misschien als vooral zeer praktische processen, maar juist balans en het finetunen tot op de details van complexe logistieke processen is wat het werk zo spannend maakt. Elke dag opnieuw zorgen we ervoor dat de processen zo efficiënt mogelijk verlopen. Daarnaast monitoren we nauwgezet de capaciteit en sturen bij waar nodig, en repareren we wat misloopt. Om het uit te leggen maken we bij bol.com wel eens de vergelijking met het afstemmen van een formule 1-auto. Om succesvol te kunnen zijn moet deze tot op detail afgestemd worden op een race, een circuit en de daar bijbehorende omstandigheden. Dit geldt ook voor ons proces. Elke dag werken we aan het optimaliseren van onze processen en stemmen we het af met wat die dag nodig heeft. De veranderingen en aanpassingen staan nooit stil. De lat ligt bijzonder hoog binnen ons vak.” Wat volumes betreft verwerkt bol.com meer dan honderdduizenden pakketjes per dag. Tijdens de feestdagenperiode van afgelopen jaar liepen deze aantallen alleen maar op.

 

Tactiek & samenspel

“Samen met het team voeren we dus de regie over een omvangrijke operatie met in toenemende mate uitdagende vraagstukken, die gepaard gaan met de groei van de logistieke operatie. We nemen beslissingen op tactisch niveau over de uitputting van onze capaciteit. Dat start met diepgaande data-analyses, vaak samen met onze collega’s van commercie en strategie. Daarnaast houden we ons bezig met de performance van de vele partners, waarmee we samenwerken in het runnen van de warehouses of de delivery van de bestellingen. Hoe kunnen we de performance optimaliseren; welke drivers kunnen we beïnvloeden; hoe kunnen we processen verbeteren? Plus de besturing van alle afwijkingen van het plan, andere patronen, incidenten en zo verder. Het hart van de logistieke sturing komt bij elkaar in de Control Tower die schakelt met alle warehouses, partners en collega’s van commercie tot PR. Binnen de Logistieke Operatie heeft iedereen zijn eigen verantwoordelijkheid en trek je je eigen doelen samen met de juiste stakeholders, over de finish. Samen vieren we de overwinningen als projecten bij de finish zijn. Ook dat vinden we heel belangrijk.”

Het winterse weer

Een goed voorbeeld van de complexiteit waarmee MaX te maken heeft zijn de uitdagingen die het winterse weer opleveren. “Heel Nederland staat vast, onze distributiepartners hebben moeite om al het geproduceerde weekendvolume af te halen van onze panden. Daar loopt de backlog op. Ook komen de hardlopende producten niet uit zoals eerder voorspeld: de klant bestelt ineens veel sleeën, schaatsen en strooizout. Dat zorgt voor een ongelijk verdeelde werkdruk over onze panden.” Dat lijkt al een uitdaging, maar er speelt meer, vertelt Sascha. “Onze commerciële collega’s kloppen op de deur omdat de extra trailers met schaatsen onderweg zijn en waar mogelijk voorrang moeten krijgen. Vanuit MaX besturen we dit netwerk aan partners en interne stakeholders. We verdiepen ons in de vraag die gesteld wordt, we stellen prioriteiten en vinden een oplossing. Naast dit proberen we altijd twee stappen voor op de rest te lopen, met als uitgangspunt dat de klant daar niets van merkt.

Champions League spel

Als MaX staat bol.com vaak voor situaties die we niet vooraf hadden kunnen bedenken. De aspecten capaciteit, vraag en leverbetrouwbaarheid komen daar continu samen. Met de groei van bol.com in de afgelopen twintig jaar is naast het volume ook het logistieke speelveld sterk veranderd. Met meerdere warehouses, delivery partners en proposities is het besturen van een logistiek proces een totaal ander spel. “Dit vraagt van ons als team dat we niet alleen onze bestaande kennis inzetten, maar dat we ook permanent bezig zijn met het testen van nieuwe, slimme oplossingen die het speelveld blijven uitdagen en laten innoveren. Het is aan MaX om telkens aan te geven hoe goed de raceauto presteert en wat we nodig hebben om nóg beter te kunnen sturen. Zelfs als het tijdens een piekperiode is.”

Analytisch sterke mensen

“Het team bestaat uit diverse mensen met allemaal hun eigen kracht”, vertelt Sascha verder. “Uiteraard is enige affiniteit met een grotere operatie gewenst, maar belangrijker zijn gedrevenheid en verantwoordelijkheid nemen. Daarnaast geloven we erin dat verschillende inzichten ons doen groeien. Alleen met elkaar kunnen we ervoor zorgen dat honderdduizenden pakjes iedere dag weer de volgende dag bij de klant bezorgd worden. Zo klaren we gezamenlijk op topniveau de klus.” Het team bestaat uit mensen met een hoog analytisch vermogen en denkniveau. “Je weet dat elke dag spannend is en toch zorgen we er als team voor dat de combinatie van commercie en logistiek gecontroleerd resulteert in een succes.” vertelt Sascha trots met een glimlach.