Thuiswerken en Tech bij bol.com Covid-19

3 min.
1 april 2020

De situatie rond het coronavirus betekent drukke tijden en veel nieuwe uitdagingen voor ons Tech team. Prioriteiten verschuiven en ze zijn meer dan ooit scherp om ook in deze bizarre tijd flexibele oplossingen te vinden en vooruitgang te boeken. “Kenmerkend voor de mentaliteit van bol.com”, vertellen teammanagers Peter Brouwers en Peter-Paul van de Beek. We gingen met ze in gesprek over de uitdagingen en de ‘way of working’ van het Tech team van bol.com in deze gekke tijden.

Gezondheid & Familie

De impact van COVID-19 begint bij ieder individu. Onze zorg gaat in eerste instantie uit naar de gezondheid van onze collega’s, hun gezinnen en onze klanten en partners. We begrijpen dat dit moeilijke tijden zijn. Ook wanneer je familie in het buitenland hebt en dat is binnen ons team voor veel collega’s het geval. Het is belangrijk dat, afhankelijk van elke thuissituatie, er geschakeld wordt op de manier die past bij dat gezin. Door per situatie te kijken naar elk individu, zorgen we ervoor dat we niet te veel gaan vragen van onze collega’s. Iemand met kinderen thuis, kan nu eenmaal niet de volle 8 uur draaien van een werkdag, en dat hoeft ook niet.

 

 

Het nieuwe (thuis)werken

Sinds een aantal weken werken we allemaal thuis. Alle scrum rituelen werden direct opgepakt, maar het hele sociale aspect bleek een uitdaging. In het begin was het even zoeken. Onderwerpen waar nu de hele wereld mee kampt, kwamen ook bij ons aan bod. Van de kinderen thuis, een partner in de zorg tot communicatie en overleg met whiteboardsessies die normaal fysiek verlopen. Al snel kwamen hier oplossingen voor. Digitale borden, uitgebreider werken in Jira en stand-ups via MS Teams. De uitdaging ligt dus niet bij die fysieke sessies, maar juist bij communicatie en het samenwerken.

Communicatie & Contact

Vanuit alle hoeken merken we hoe belangrijk iedereen het vindt om close te blijven met elkaar en met de andere teams. We merken ook hoe flexibel iedereen is. Hoe? Door de coffee talks die digitaal gewoon doorgaan, door schermen die gedeeld worden om toch samen te kunnen werken en door elkaar te bellen, al is het om alleen even te vragen hoe het gaat. Daarnaast zijn er, ook nu, nieuwe mensen gestart binnen verschillende teams. De rol van hun ‘buddy’ is juist nu extra belangrijk. We vragen ze veel contact te zoeken, veel vragen te stellen en veel overleg te plegen, zodat ook onze nieuwe collega’s zich snel onderdeel van het team voelen.

“We zijn trots op hoe snel iedereen deze manier van werken zich eigen maakt. Als straks iedereen weer naar kantoor kan, plukken we hier de vruchten van.”

 

Innovatie vs. prioriteiten

In ‘normale’ tijden richten we ons op de innovaties die we kunnen verrichten per ‘Space’ (domein). Daar schuilt nu een uitdaging. We moeten ervoor waken dat we niet in hetzelfde tempo door willen innoveren als dat we normaal doen. De prioriteit ligt meer dan ooit bij het welzijn van onze klanten, partners en collega’s. We moeten alert blijven. Gaan we niet te snel? Past het nog binnen de prioriteiten? Met de druk op de warehouses en de webshop is operatie een stuk belangrijker geworden. Daarin moeten keuzes gemaakt worden die bij innovatie niet direct voorrang hebben. Die verantwoordelijkheid ligt ook bij ons, bij de teammanagers. Het is belangrijk dat we de prioriteiten in het oog houden. Door een situatie als waarin we nu zitten, kunnen die steeds verschuiven.

 

”In plaats van dat onze teams zeggen dat iets niet mogelijk is, wordt er gezocht naar welke mogelijkheden er zijn en worden knopen doorgehakt. Dat is onze kracht.”

 

Piek & Mindset

Momenteel is het verkeer op onze website hoog. Zo hoog dat het vergelijkbaar is met onze piek seizoenen (bv. Feestdagen). Normaal gesproken bereiden we ons hier maanden op voor en zorgen we dat iedereen in een bepaalde seizoensmindset komt. Nu zitten we hier ineens zonder voorbereiding midden in. Dat vraagt wat extra’s van onze teams. Wat we tijdens een piek van elke Space vragen is; blijven innoveren waar het kan, maar zorg dat er extra ogen naar gekeken hebben. Het is belangrijker dat alles blijft functioneren en dat releases echt wat toevoegen. Op die manier blijven de innovaties in drukke periodes van belang en kunnen we pieken productief blijven benaderen. Deze mindset is nu belangrijker dan ooit, want naast dat we een piek draaien, is ook iedereen verspreidt van elkaar. Normaal loop je langs en zie je bij welke teams er een bepaalde druk heerst. Je springt dan bij op dit soort momenten. Dat zie je nu niet. Communicatie en samenwerking zijn hierbij dus super belangrijk. Zo kunnen we elkaar blijven helpen waar het nodig is.

Resilient

Een van de kerncompetenties die we altijd zoeken in onze tech collega’s is resiliency (veerkracht). Hoe ga je om met bepaalde tegenslagen? Hoe ga je om met veranderingen? Hoe wendbaar ben je zelf en hoe reageer je op situaties die je niet gewend bent? Nu, nog meer dan normaal, is het noodzakelijk om ‘resilient’ te zijn. Je snel kunnen aanpassen kan nu het verschil maken voor onze klanten.

Elke dag beter, ook nu

Bol.com wil elke dag beter worden. Ook in een situatie als deze. Wij, als teammanagers, hoeven niet te pushen naar nieuwe manieren van werken of verbetervoorstellen. Onze teams komen zelf met ideeën en daar zijn we heel trots op. Als manager hoeven we die ideeën alleen maar te kanaliseren en een prioriteit te geven. Op die manier blijven in deze situatie overeind staan en kunnen we vooruitgang blijven boeken. Maar bovenal kunnen we op deze manier het maximale blijven doen om onze klanten te ondersteunen tijdens deze crisis.