Privacybeleid sollicitanten bol.com

Bol.com b.v., gevestigd aan de Papendorpseweg 100, 3528 BJ te Utrecht, is de verantwoordelijke voor de verwerking van gegevens zoals beschreven in dit privacybeleid.

Dit privacybeleid is van toepassing op alle gegevens die bol.com verzamelt en verwerkt in het kader van sollicitaties bij bol.com het instellen van een jobalert via de website careers.bol.com en het inschrijven voor een event van bol.com zoals een webinar.

Persoonsgegevens zijn alle gegevens die herleidbaar zijn tot jou als individu. Denk maar aan jouw naam, telefoonnummer, adres of e-mailadres. Maar andere gegevens die uniek zijn voor jou, zoals je IP-adres, zijn ook persoonsgegevens.

Bol.com verzamelt en verwerkt de gegevens die jij invult als je solliciteert via careers.bol.com en/of een jobalert instelt via deze website, zoals je naam, adres en geboortedatum. Bol.com verzamelt en verwerkt ook gegevens die jij in het kader van de sollicitatie verstrekt door middel van persoonlijke contacten, telefoongesprekken en/of e-mail met medewerkers van bol.com. Daarnaast verzamelt en verwerkt bol.com de gegevens die jij invult als je je aanmeldt voor een bol.com event.

Voor het in behandeling nemen van je sollicitatie

Wanneer je solliciteert op een vacature bij bol.com zal bol.com de door jou verstrekte gegevens met jouw toestemming verzamelen en verwerken voor het in behandeling nemen van jouw sollicitatie, waaronder het beoordelen van jouw sollicitatie in relatie tot de functie. In het geval dat bol.com jou een baan aanbiedt, worden jouw gegevens ook gebruikt om het aanbod voor te bereiden en een screening te starten om zo een inschatting te maken van jouw integriteit. Tijdens de screening wordt jouw identiteitsdocument, educatiehistorie en werkervaring geverifieerd. Daarnaast vragen we je om een integriteitsverklaring te tekenen en een Verklaring Omtrent Gedrag te overleggen. Als het screeningsresultaat positief is en je ons aanbod accepteert, dan gebruiken wij jouw gegevens om de arbeidsovereenkomst voor te bereiden.

Voor de behandeling van jouw sollicitatie verzamelt en verwerkt bol.com de volgende gegevens: voornaam, achternaam, telefoonnummer, e-mailadres, informatie uit jouw cv, jouw foto (indien je die meestuurt)  je motivatie, of je al dan niet over een arbeids- en/of verblijfsvergunning beschikt (indien van toepassing), eventuele andere persoonlijke gegevens die jij bol.com verstrekt in het kader van jouw sollicitatie (waaronder de resultaten van een online assessment), en tot slot alle andere gegevens die volgens de wet verwerkt moeten worden.

Voor het instellen van een jobalert

Wanneer je op de website careers.bol.com een jobalert instelt zal bol.com jouw gegevens enkel verwerken voor het instellen van jouw jobalert. Voor het instellen van een jobalert verwerkt bol.com de volgende gegevens: e-mailadres, de gekozen frequentie om de jobalert te ontvangen, de expertise waarin je geïnteresseerd bent, het aantal jaren werkervaring en jouw opleidingsniveau.

Voor het sturen van een uitnodiging voor onze events 

Wanneer je je aanmeldt voor een bol.com event, zal bol.com jouw gegevens, namelijk je naam en e-mail adres, verwerken om je uit te kunnen nodigen voor dit event en je informatie over dit event te sturen. Ook kan bol.com je contactgegevens na het event gebruiken om je een evaluatieformulier te sturen.

Voor analysedoeleinden

De gegevens die hiervoor worden genoemd, plus de informatie over je gender en huidige functietitel (als je ervoor kiest om dat met ons te delen), worden verwerkt voor interne analysedoeleinden. Door middel van verschillende analyses op basis van jouw ingevulde gegevens en eventuele andere persoonlijke gegevens die jij bol.com verstrekt in het kader van jouw sollicitatie (waaronder de resultaten van een online assessment) willen we bijvoorbeeld het risico op enige vooringenomenheid of vooroordelen in ons sollicitatie proces verkleinen en andere verbeteringen doorvoeren. Wij hebben een gerechtvaardigd belang om deze gegevens te gebruiken om inzicht te krijgen in ons recruitment- en sollicitatieproces. De informatie over je gender (als hiervoor genoemd) wordt alleen gebruikt voor analysedoeleinden en wordt dus niet meegenomen bij de beoordeling van je sollicitatie.

Bol.com verzamelt en verwerkt geen bijzondere categorieën van persoonsgegevens over sollicitanten (zoals gegevens over gezondheid, over ras of etnische achtergrond, politieke, godsdienstige of filosofische overtuiging etc.) behalve als je hier uitdrukkelijk de toestemming voor heeft gegeven.

Bol.com maakt tijdens de sollicitatieprocedure geen gebruik van zogenaamde ‘geautomatiseerde besluitvorming’ (beslissingen die uitsluitend worden gebaseerd op basis van geautomatiseerde gegevensverwerking).

Enkel een aantal medewerkers van de HR-afdeling van bol.com en jouw mogelijke nieuwe leidinggevende en gesprekspartners tijdens de interviews zullen toegang krijgen tot jouw gegevens. Zij krijgen alleen toegang tot jouw gegevens voor zover dat noodzakelijk is voor de hiervoor genoemde doelen.

Wanneer bol.com gebruikt maakt van een selectiebureau of een andere derde, bijvoorbeeld een CV-screening of assessment bureau, dan zal je hiervan altijd eerst van tevoren van op de hoogte worden gesteld.

De gegevens die jij hebt verstrekt in het kader van jouw jobalert zullen alleen door het redactie-team worden behandeld dat verbonden is aan de banensite van bol.com.

Ten slotte schakelen wij externe dienstverleners in om te helpen met het verwerken van jouw sollicitatie en het organiseren van het sollicitatieproces. Daarbij kunnen we de diensten van externe dienstverleners gebruiken om jou een platform aan te bieden, waar jij je (programmeer) vaardigheden aan ons kan laten zien. Ook ondersteunen deze dienstverleners ons bij het leveren van onze digitale diensten zoals de hosting, onderhoud en ondersteuning van de website careers.bol.com. Soms hebben zij daar ook persoonsgegevens voor nodig. Wij delen alleen de gegevens die noodzakelijk zijn voor de opdracht die de externe dienstverlener voor ons uitvoert. We verkopen je gegevens niet aan deze dienstverleners of andere derde partijen. En met alle externe dienstverleners sluiten wij overeenkomsten waarin wij afspreken wat ze met de gegevens mogen doen.

Wij slaan jouw gegevens op binnen de Europese Economische Ruimte (“EER”). Het kan echter voorkomen dat bepaalde gegevens die we verzamelen, worden doorgegeven aan of opgeslagen op een bestemming buiten de EER, bijvoorbeeld omdat een van onze externe dienstverleners daar gevestigd is. Wanneer hiervan sprake is, zorgen wij dat dit gebeurt op een veilige en rechtmatige manier.

Bol.com neemt veel maatregelen om jouw persoonsgegevens te beveiligen. Zowel op organisatorisch als technisch gebied. Wij hebben een groep specialisten in huis die dagelijks werken aan het beveiligen van onze systemen en het zoeken naar kwetsbaarheden. Door een strenge toegangscontrole zorgen wij dat jouw persoonsgegevens alleen toegankelijk zijn voor medewerkers waarvoor het noodzakelijk is dat zij daarmee werken. Daarnaast laten we bij bol.com regelmatig onze beveiliging toetsen door externe experts.

De door jou aan bol.com verstrekte persoonsgegevens worden door bol.com bewaard gedurende een periode van 4 weken na het einde van de sollicitatieprocedure. Als je ons toestemming geeft om jouw gegevens langer te bewaren, dan worden de gegevens 1 jaar na beëindiging van de sollicitatieprocedure verwijderd.

Wanneer jij je aanmeldt voor de jobalert worden je gegevens (e-mailadres en voorkeuren) bewaard tot het moment jij je zelf afmeldt.

Wanneer jij je aanmeldt voor een bol.com event worden je gegevens (naam, e-mail adres en functietitel) bewaard tot maximaal 4 weken na het plaatsvinden van de betreffende event.

In het geval dat bol.com jou een baan aanbiedt, worden jouw gegevens ook gebruikt om het aanbod voor te bereiden en een screening te starten om zo een inschatting te maken van jouw integriteit. Bij een positief screeningsresultaat worden de resultaten en documenten tot maximaal 8 maanden na de screening bewaard. Bij een negatief screeningsresultaat verwijderen we de resultaten en documenten binnen 1 maand.

Op het moment je in dienst komt bij bol.com worden jouw gegevens onderdeel van je personeelsdossier en worden jouw gegevens verwerkt conform het bol.com privacybeleid voor bol.com-collega’s.

Recht op informatie

Jij hebt het recht op een begrijpelijke en transparante uitleg over hoe wij met jouw persoonsgegevens omgaan en welke rechten jij in dat verband kan uitoefenen. In dit privacybeleid hebben wij daarom uitgebreid uitgelegd welke gegevens wij van jou verzamelen en hoe wij met jouw gegevens omgaan.

Recht op inzage

Jij hebt het recht om te allen tijde inzage van ons te vragen in de gegevens die wij over jou beschikbaar hebben.

Recht op correctie

Jij hebt het recht om jouw persoonsgegevens te laten corrigeren als deze onjuist of verouderd zijn en/of om ze te laten aanvullen als ze onvolledig zijn.

Recht om bezwaar te maken

Jij hebt het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van jouw gegevens als jij het niet eens bent met de manier waarop we jouw persoonsgegevens verwerken.

Recht op dataportabiliteit

Jij hebt het recht om gegevens die jij aan ons hebt gegeven te ontvangen in een machine-leesbaar formaat, zodat jij deze gegevens kan bewaren in een database van jou of van een andere partij.

Recht op beperking

Jij hebt het recht om beperking van de verwerking van jouw gegevens te verzoeken. Dit betekent dat wij jouw gegevens mogen bewaren maar niet gebruiken. Dit recht ontstaat in een aantal gevallen. Als je van mening bent dat hier sprake van is, kun je contact met ons opnemen.

Recht om vergeten te worden/verzoek om account te verwijderen

Jij hebt het recht om ons te verzoeken om alle gegevens die wij van jou hebben te verwijderen. Wanneer jij een verzoek indient om jouw persoonsgegevens te verwijderen, zullen wij gegevens verwijderen die tot jou herleidbaar zijn behalve de gegevens die wij op basis van de wet moeten of mogen bewaren.

Recht om een klacht in te dienen

Jij hebt het recht om een klacht in te dienen over de wijze waarop wij met jouw gegevens omgaan. Wanneer jij een klacht hebt, dan lossen wij dat het liefst zelf met je op. Neem daarvoor contact op met HR via recruitment@bol.com. Maar je hebt ook het recht om een klacht in te dienen bij onze Functionaris voor de Gegevensbescherming. Dit kun je doen door te e-mailen naar dpo@aholddelhaize.com. Tot slot heb je het recht om je met jouw klacht te wenden tot de Autoriteit Persoonsgegevens.

Voor vragen over dit privacybeleid of over de manier waarop bol.com met de persoonsgegevens omgaat die jij ons verstrekt in het kader van jouw sollicitatie, kun je contact opnemen met HR via recruitment@bol.com. Dit privacybeleid kan van tijd tot tijd wijzigen. Het meest actuele privacybeleid vind je altijd op de website careers.bol.com. Dit privacybeleid is voor het laatst gewijzigd op 1 januar mei 2022.